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| 什么样的人力资源管理信息系统适合你？ | |||||
| 作者：佚名 论文来源：中国文秘网 点击数：1365 更新时间：2006-4-4 | |||||
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随着市场竞争的日趋激烈，人已成为实现企业自身战略目标的一个非常关键的因素。企业中人心的向背和员工对工作的投入程度在很大程度上决定了该企业的兴衰与成败。如何能保持本企业员工的工作责任感，激励他们的工作热情，减少人材的流失，已成为困扰企业主管和人力资源经理的一个日益尖锐的问题。企业管理从根本上来讲就是对人的管理。现在“公平、公正、合理”的企业管理原则已为不少企业所采纳。但是，要实现“公平、公正、合理”决非易事，它不是仅靠规章制度和政策就可以解决的。通过建立透明、相容、一致、易查和全面的人力资源信息系统，将与人相关的信息统一地管理起来，才有可能为“公平、公正、合理”原则的实现，以及企业在运作和劳资纠纷诸方面的风险规避等建立一套科学的保障体系。 一、人力资源管理系统(HRMS)简介 人力资源管理系统的发展历史可以追溯到20世纪60年代末期。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时大型企业用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错，为了解决这个矛盾，第一代的人力资源管理系统应运而生。当时由于技术条件和需求的限制，用户非常少，而且那种系统充其量也只不过是一种自动计算薪资的工具，既不包含非财务的信息，也不包含薪资的历史信息，几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。但是，它的出现为人力资源的管理展示了美好的前景，即用计算机的高速度和自动化来替代手工的巨大工作量，用计算机的高准确性来避免手工的错误和误差，使大规模集中处理大型企业的薪资成为可能。 第二代的人力资源管理系统出现于20世纪70年代末。由于计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及性，还是计算机系统工具和数据库技术的发展，都为人力资源管理系统的阶段性发展提供了可能。第二代人力资源管理系统基本上解决了第一代系统的主要缺陷，对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑，其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但这一代的系统主要是由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念，而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。 人力资源管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末。由于市场竞争的需要，如何吸引和留住人才，激发员工的创造性、工作责任感和工作热情已成为关系企业兴衰的重要因素，人才已经成为企业最重要的资产之一。“公正、公平、合理”的企业管理理念和企业管理水平的提高，使社会对人力资源管理系统有了更高的需求；同时由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是Internet/Intranet技术的发展，使得第三代人力资源管理系统的出现成为必然。第三代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。 二、人力资源管理功能 近几年来，国内外与人力资源管理有关的系统和程序的发展都非常迅速，众多软件如雨后春笋般地不断涌现。这些软件尽管各有特点，但从功能上来分析，大致可分为如下五种： 1．薪资和福利计算程序。 这类程序通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，这些程序还可以根据公司的政策设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完整的历史信息供查询和生成报表；这类系统也可处理部分简单的人事信息。 2．培训管理系统。 如何能留住人才一直是困扰企业主管的难题。诺基亚中国学院曾做过一次调查分析，其结果是培训机会仅列在个人事业发展空间之后，在保持人才留用的诸多因素中位居第二。由此可见培训对于留住人才的重要性。同时，培训也是改进企业服务、产品质量、工作效率的有效途径之一。培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。 在此值得一提的是，虽然严格地讲，基于计算机的培训管理系统不能归于人力资源管理系统，但由于学员可以不受时间、地点和教员讲课水平的限制，自学后通过联机考试，其结果也可以记入人力资源管理系统中，因而受到很多公司的青睐。不少公司甚至自己组织力量投资开发专用的培训软件。现在，“线上学习”(e-learning)如同Internet一样，正在风靡全球，它不仅可以节约可观的训练费用和人力投资，而且，正在给传统的培训业造成一定的冲击。有人甚至断言“线上学习”将成为未来的主要学习途径。 3．考勤管理程序。 为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存，用于分析、统计和查询。 4．人力资源管理系统。 人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检取的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一地管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。同时由于这类系统可管理较全面的人力资源和薪资数据，因而还可以生成许多综合性的报表供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等等。 5．eHR。 Internet/Intranet不仅冲击了传统的市场、供应、销售和服务等领域，也给人力资源管理带来了新的挑战和机遇。eHR实际上是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。为了将人力资源管理人员从繁重琐碎的日常事务性工作中解脱出来，eHR强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于Internet不受时间和地理位置的限制，即使经理远在国外，他也可以及时地处理其员工的各种申请，不会因为人不在公司而影响工作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，有效地改善了公司内部沟通途径。eHR对公司的硬件环境、员工的素质和公司的管理水平都提出了较高的要求；这是eHR在现阶段发展的一个最主要的制约因素。 此外，还有一些较为专用的系统，如用于福利管理和规划的专用程序等，在此不一一列举。 三、应用人力资源管理系统的作用 现在不少企业管理人员已经认识到采用人力资源管理系统的必要性，纷纷开发或选购适合本企业特点的人力资源管理系统。但是，仍有不少企业决策者对人力资源管理系统还没有一个比较清楚的认识，他们往往认为只要将员工的信息输入计算机，再用Excel或Word打印出漂亮的报表就行了。事实上，前后两种应用途径大相径庭。 1、整合的、集中的信息源 首先，我们可以反思一下，企业里现有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的？可能会用自编程序、FoxBase或Excel来计算员工的工资，而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程，而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能的。当政府部门、股东或上级机构需要一份报表时，往往会从计算工资的文件里得到最新的员工人数和姓名，从另一个文件里获得他们的合同信息，再从其他文件里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的，因此将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存储造成信息不一致或不完全的情况，则更令人束手无策。时常会出现凭记忆或拍脑袋，人为“调平”数据的现象。而采用人力资源管理系统，就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。 2、易访问、易查询的信息库 在没有采用和实施人力资源管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。如某厂在采用和实施人力资源管理系统之后，一位老总在随意浏览全厂人事信息时，偶然发现某位员工在某月有多天的加班工资，而他记得该员工曾在该月请了多天病假。这种现象其负面影响往往会远远超出几十块钱的加班费。试想一下，如果同部门的另一位员工也请了若干天的病假并且被扣了部分病假工资，那么这位员工会如何对待工作？其他员工又会有什么样的想法？像这种审计过程，在没有人力资源管理系统支持之前几乎不可能实现。企业的老总可能会因为工作的繁忙而无暇顾及“小事”，也可能会因为其他因素不便细查，或者他也想不到会有某种舞弊的现象存在。而人事部门提供的报告毕竟只是静态的、汇总的，可能是经过人为过滤的和一个侧面的信息。实施了人力资源管理系统之后，老总也许只是利用五分钟的空闲时间就可以浏览一下系统，不仅可以得到较为全面的、详细的、未经过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改进企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。 3、有利于体现公平性原则，留住人才 不少企业都不同程度上存在着人才流失现象；对此，除了抱怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程，得到了证书，有了一技之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安心现在的岗位，结果是远走高飞。如果将技能输入人力资源管理系统，在某个岗位需要人时，先搜寻一下企业内部是否有合适的人选，这样也许会留住一部分人才。再如，在提拔干部时，是根据谁在领导面前表现得多，还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢？体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才，而且它还给员工一种暗示：个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现，而是在于个人的努力程度，从而达到激励员工的目的。体现公平性原则不应只是一句口号，它需要企业在制度上予以保证和必要的系统工具支持。人力资源管理系统就是一种非常有效的辅助工具。 4、提高管理水平 采用和实施人力资源管理系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人力资源管理系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前，生成按岗位的历史薪资分析报告等，可辅助企业领导决策科学化。 实施人力资源管理系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等等，并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。在实施的过程中可以看到这样一种现象：管理水平相对完善的企业，实施工作往往会比管理水平相对较低的企业容易；而管理水平较低的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中存在的问题。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组、改进和提高管理水平的契机。 另外需要说明的一点是，信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人力资源管理系统的安全性设计使得机密的人事薪资信息处在一种“受控”状态下的透明。只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此，我们不需要担心会因为采用人力资源管理系统而降低了人事薪资信息的保密性，相反，信息的安全性会因为人力资源管理系统的采用而得到加强。 四、关于人力资源管理系统的四个误区 1、缺乏长远的战略眼光 有些企业领导人在人力资源管理中缺乏长远的战略眼光，认识不到采用和实施人力资源管理系统的重要性。他们或者只顾眼前利益，认为人力资源管理系统是一种“锦上添花”的项目，没有紧迫感；或者对人力资源管理系统缺乏认识，自以为自己也已采用了人力资源管理系统，殊不知他们实质上只是采用了带有部分人事数据的简单薪资处理软件（这类系统大部分甚至还未达到20世纪70年代末的水平）；还有些企业在选取人力资源管理系统时，只考虑满足当前的需求，而且考虑价格因素多于系统功能，这样选取的系统会后患无穷，不仅现在缺乏指导价值，将来随着企业的发展和管理水平的提高，也会阻碍企业的进步，届时要想改换其他的系统会比现在还要痛苦。 2、人力资源管理系统是 一个拿来即用的软件 由于缺乏对系统实施工作的重要性和艰巨性的认识，将人力资源管理系统混同于一个普通的软件，没有统一的规划和项目组织，边用边开发，使系统的实施处于一种混乱的状态。其结果，不仅会使整个系统的开发缺乏坚实的基础，造成数据的重复、不相容和不全面；同时会造成相关人员和部门在数据采集和确认中进行重复劳动，增加了工作量，使他们产生怨言。如果数据更新不及时或不能有效地更新数据，还会使得以前的劳动前功尽弃，严重挫伤实施人员的工作积极性。而数据采集得不够全面，在领导需要某些分析报告时不能及时提供，也会让领导对项目的成效和实施人员的工作产生怀疑，对整个项目产生不利的影响。 3、不顾实力自己开发人力资源管理系统 有些企业出于种种考虑，不顾自己的实力，组织一些人自己开发所谓的人力资源管理软件。要想使自己开发的软件投入实际运行，便于人力资源部门人员的使用并在以后能根据实际需要不断更新，其用于维护、文档编写、调试和排错等等所花费的人力、物力、财力姑且不论(肯定会远远超过购买商品化软件所需的成本)，问题是在于，如何将现代人力资源管理的理念和计算机技术有效地集合起来，从长远、系统和发展的眼光来进行全面的系统分析和设计并不是一件轻而易举的事。基础打得不好，会给将来的工作留下祸根，而且很有可能会导致整个项目的失败。 4、盲目依靠销售商的实施顾问 现在几乎所有人力资源管理软件的销售商都提供实施顾问。诚然，由他们提供必要的培训和咨询是有益的，但过分依赖他们是不可取的。除了费用和响应时间方面的因素之外，企业的相关设置不可能一成不变，而销售商的实施顾问不可能长时间地熟悉某个企业人力资源管理系统的详细设置。企业应该立足于自己，建立包括计算机人员和人力资源管理人员在内的项目核心小组，只有他们才是企业可以依靠的对象。 五、人力资源管理系统实施的特点及注意事项 要想通过人力资源管理系统来提高企业的管理水平，光是选取一个好的或比较好的、适合本企业特点的人力资源管理软件还是远远不够的。人力资源管理软件通常只是一个通用的系统框架，它提供诸如报表生成、查询、宏，等等辅助工具来协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样包括规范的和不规范的、普遍存在的和特殊的、相对简单的和错综复杂的情景。因此，实施中根据企业的实际情况和企业所在地的政策法规，进行给这个骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸张地说，人力资源管理系统项目成功与否的关键就在于这种被称为实施过程添血添肉的工作。 由于人力资源管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，特别是工资计算不能有任何错误，因此，实施工作尤为繁琐和困难，其难度和工作量远远大于一般人的预计。根据实施经验，笔者认为，为了最大限度地提高企业的人力资源管理水平，成功地实施人力资源管理系统，需要特别注意以下七点： 1．主要领导的理解和全力支持。 人力资源管理系统的实施不只是人事部门或计算机部门的事。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。同时，采用人力资源管理软件，需要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理理念，从程序到操作进行全面改进。所有这些工作，如没有企业决策层的参与是很难实现的。 2．培训。 要想使人力资源管理系统真正地发挥应有的效用，必须通过培训转变人们特别是中高层领导的思维方式和行为方式。要让他们学会并习惯于通过系统来进行科学的管理，而不是决策凭感觉，分析凭经验。培训不光要使中高层领导明白采用人力资源管理系统的好处，更重要的是使他们了解系统的功能和系统的运行方式，学习软件系统中蕴涵的先进理念，主动积极地反思现行的体系，探讨改进的方案。 3．改进企业的相关制度和信息结构。 由于历史的原因和条件的局限，很多企业现行的相关制度、人事相关信息的组成和报表不尽合理和科学。而实施人力资源管理系统正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方，重新合理地组织人事相关信息和报表，从而减少企业运行的潜在风险，将人力资源部员工的工作放在刀刃上。因此，实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化，而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。 4．明确项目的实施目标。 在项目的初期，应该明确：整个项目的实施计划和目标，需要采集的数据，需要保留的历史信息，现有数据如何规范化，以及项目实施的时间和进度安排等等。 5．组织精悍的项目实施小组。 项目实施小组人员的组成应包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们将负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施小组应明确每个小组成员的工作职责。他们也将是该企业运行人力资源管理系统的主要骨干和技术支持。 6．测试软件功能。 项目实施小组在明确实施目标和进度后，一项重要的任务就是根据实施目标全面测试购买的软件系统，争取在三个月内将软件系统95%的错误解决掉。由于人力资源管理系统需处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品，存在的错误较多。如果不在项目实施的初期解决这些问题，随着问题的不断暴露，不仅会浪费大量的人力，更严重的是会使他人失去信心，严重影响工作的进展。 7．建立科学的程序性文件。 人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。这两者之间的矛盾会因为新系统的投入运行而变得越来越突出。新系统在运行后无疑会迫使一部分员工改变已经熟悉了的工作方法和习惯，学习包括计算机知识在内的新知识、新方法、新程序，一部分人的利益也许会受到影响。在系统的实施过程中，很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强，加上某些管理人员的随意指挥，会造成系统的实施和运行事倍功半，而且降低了系统的功效。所以，除加强培训外，建立必要的科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形，才能为人力资源管理系统的实施和正常运行提供有效的保证。 转贴于 中国文秘网 http://www.zgwmw.com 《什么样的人力资源管理信息系统适合你？》来源于中国文秘网，中国最专业的文秘网站，欢迎阅读什么样的人力资源管理信息系统适合你？。 |
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