知识管理作为一门系统的学科是９０年代在美国形成的,近几年来我国也引起了广泛的关注。但国内大部分介绍知识管理的文章都把知识管理界定为知识经济环境中知识型企业的管理模式,这就淡化了知识管理对传统企业的重要性和适用性,很不利于管理方法的提高。其实,知识管理应该是指这样一种组织行为,即组织为了获得持久的竞争力,对各种相关的知识资源进行开发、传递和利用的过程。在这里,知识资源大体可分为三类:第一类是组织外部的信息和服务,针对这一类资源,知识管理的任务主要是收集、筛选、存档、利用;第二类是组织内部的各类文档资料,针对这一类资源,知识管理的任务主要是最大程度地实现组织内共享;第三类是组织内部员工个人的知识,包括他们的学习成果、见闻见解、关系网络、经验教训等,针对这一类资源,知识管理的任务主要是最大程度地收集、存档并实现组织内共享。这三类资源在任何组织都是存在的,只不过有的系统,有的简单,因此,知识管理对每个组织来说不是有没有的问题,而是好不好的问题。

知识管理的类型

一个组织的知识管理水平可以从以下几个方面加以衡量:组织的决策模式、外部知识的获取模式、员工的学习模式、员工间的沟通模式、沟通内容和沟通手段、组织信息对内部员工的开放程度、有关制度的完善程度等。根据变量,可以将知识管理笼统地划分为以下几种类型:

１控制型:其特征是领导不相信员工的知识或诚意,他可能也重视外部信息,但主要靠自己收集并且多数情况下是凭经验去理解,他不断向员工发出指示和指令而很少听取员工的意见,组织的关系网络也主要由他控制。

２专家型:其特征是领导较重视内外专家的知识和意见,支持有经验者对新手的传帮带,有培训制度但不正规。有沟通但普通员工影响不了决策。

３交流型:其特征是有正规的培训制度和公共资料库,员工之间有多种形式的交流并能影响组织决策。

４开发型:其特征是有较完善的知识开发和共享制度,员工愿意把自己的知识和关系网络奉献出来。

５网络型:其特征是知识管理系统化、日常化,网络技术作为组织管理的重要手段使知识的收集、传播和利用变得十分快捷和有效。知识管理成为组织活动的主要内容。

一个组织在知识管理上处于什么类型会受到人员素质、组织规模、赢利状况及行业性质等因素的制约。在知识经济比较发达的美国,网络型知识管理被视为组织管理的最佳模式,有２０%的高科技公司和大多数政府部门利用网络型知识管理来提高效率。ＩＢＭ等一些著名公司还专门成立了知识管理的研究机构。在我国,知识经济还不够发达,网络型知识管理所占的比重还很低。由于知识管理做的不好,大部分组织的创造力和竞争力没有得到充分的开发。因此,加强知识管理对我国很多组织来说都是十分必要的。

知识管理的开发

知识管理是一种动态性很强的管理过程,随着管理实践和管理研究的不断发展,知识管理的方法也在不断地丰富和完善。对一个组织来说,加强知识管理的关键是要结合自己的情况向先进组织学习。从成功者的经验看,以下几种方法很值得参考:建立同利同心的组织文化。组织文化是员工之间的黏合剂,是知识管理的基础。知识管理要想收到最佳效果必须首先建立同利同心的组织文化。同利同心年的组织文化需要三大支柱,即:科学民主的决策机制、细致合理的利益分配机制和深入人心的员工黏合机制。这三类机制的任务是,使员工得到公平的对待和全面的尊重与关心,将员工之间产生矛盾的因素减少到最低点,充分保护和激励员工参与管理和进行创新的积极性,最终在组织内形成崇尚创新、学习先进、敬业助人的文化氛围。

强化员工间的知识交流制度。员工之间进行知识交流的方式很多,最普遍的就是传帮带”。传帮带”是知识传播的传统方式,但在知识经济的今天它的有效性丝毫没有降低。新员工通过老员工的传帮带,可以直接获得与业务密切相关的知识和技能,缩短适应期,较快地进入角色;成长中的员工通过先进员工的传帮带可以进一步提高自己的工作效率和工作质量。因此,传帮带活动需要经常化制度。传帮带制度应该包含对以下事项的规定:传播者与接受者的认定标准、双方的责任权利与义务、传帮带的内容目标与周期、效果的检验与奖罚等。另外,员工之间进行知识交流的其它常见方式还有头脑风暴会,定期的见闻、体会交流会等。

支持自学。自学是员工积累知识的重要途径,而且较少占用组织成本。任何组织都应该支持员工各种形式的自学,如业余阅读、自费进修、自费参观等。支持的方法可以是一定数量的费用补助,也可以是一定限度的时间照顾,与此配合,组织可以对员工自学的成果加以检查。

定期培训。培训可分为偶发型培训、计划型培训和定期培训。定期培训是最完善的培训制度,它可以使员工及时获得本行业的最新信息和技术。世界上很多大公司都十分重视定期对员工进行轮训,ＩＢＭ、微软的培训经费每年都在十亿美元以上。积极收集外部信息。外部环境的变化在很多情况下会直接或间接地影响到组织的生存与发展,收集外部信息是知识管理的重要任务。这些信息包括:政治政策信息、经济发展信息、法律信息、人口变化信息、社会文化信息、科技信息、自然环境信息、市场供求信息等,这些信息有的可以通过检索媒体、向人咨询、请人讲演、参加相关的会议来收集,有的则需要通过系统的调研来收集。对外部信息的收集能力是衡量知识管理水平的重要指标。

适当进行岗位轮换。岗位轮换可分为三类,第一类是管理人员之间的岗位轮换,第二类是普通员工之间的岗位轮换,第三类是管理人员与普通员工之间的岗位轮换。岗位轮换有很多好处,一是能增进不同岗位间的理解,二是能促进岗位的知识资源的共享,三是能锻炼员工的替补能力,四是有利于岗位创新。从岗位轮换的实践看,第二类所占比重较大,第一类次之,第三类最少。岗位轮换的规模和频率要符合本单位的实际,没有轮换是不对的,过多过勤也是不对的。

对文档资料实行开放式管理。文档资料大体可分为两大类:第一类是跟本单位的业务直接相关的文档资料,包括上级文件、内部规章、财务档案、人事档案、研究报告、行动计划、工作进展记录及沟通宣传记录等。第二类是外购资料,包括书刊音像、网络信息等。针对第一类资料,开放式管理的重点是规范化与透明化。针对第二类资料,开放式管理的重点是共建共享。所谓共建,是指资料的采购应参考使用者的意见,而不能只由个别人决定。所谓共享,是指全体员工都可以使用。

编制内部报纸和内部网络刊物。内部报纸和内部网络刊物是组织内沟通的先进手段,对知识的传播和企业文化的塑造起着十分重要的作用。一份很好的内部报纸和内部网络刊物,不仅能提高知识交流的速度和效果,还能够增强员工的上进心和凝聚力。因此,员工较多,又有经济实力的组织应当编制内部报纸或内部网络刊物。但必须明白,只有好的报刊才会收到好的效果,办不好的报刊不如不办。所以,办报刊之前先要找到优秀的办报刊人才,并要制定适当的激励政策。